Facturation électronique obligatoire : se préparer

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Facturation électronique obligatoire : se préparer

Vous êtes une entreprise française concernée par la réforme fiscale imposant la facturation électronique obligatoire ? Comprendre obligation, échéances et outils devient important pour anticiper la mise en conformité. Découvrez ici le cadre légal, les formats techniques validés par l’administration fiscale, et les bonnes pratiques pour sécuriser vos transactions électroniques sans surcoût.

Comprendre la facturation électronique obligatoire en France

La facturation électronique obligatoire concerne les entreprises assujetties à la TVA. Elle implique l’émission et la réception de factures dématérialisées via des plateformes de dématérialisation partenaires accréditées. Cette réforme renforce la lutte contre la fraude fiscale tout en modernisant les échanges entre entreprises et l’administration fiscale.

La réforme s’inscrit dans la transformation numérique fiscale. Elle simplifie les démarches administratives et facilite la gestion comptable des entreprises. L’administration fiscale obtient une vision en temps réel de l’activité économique nationale tout en renforçant le contrôle des opérations soumises à la TVA.

Cadre légal et calendrier d'application pour les entreprises

Entreprises concernées par la facturation électronique

Les entreprises assujetties à la TVA en France doivent émettre et recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI commencent à émettre des factures électroniques au 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises suivront à partir du 1er septembre 2027. Toutes les entreprises devront être prêtes à recevoir des factures électroniques dès 2026.

Les exemptions concernent les entreprises en faillite, les non-établis en France sans établissement fixe, les régimes forfaitaires avant 2028, et les opérations exonérées de TVA. Les activités bancaires, financières, d'assurance, immobilières, les services de santé, d'enseignement ou d'associations non lucratives ne relèvent pas de l'obligation de facturation électronique obligatoire.

Nouvelles dates d'application reportées à 2026-2027

Les grandes entreprises émettront des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises disposeront d’un délai supplémentaire jusqu’au 1er septembre 2027. Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026, indépendamment de leur taille.

Catégorie Émission de factures électroniques Réception de factures électroniques
Grandes entreprises et ETI 1er septembre 2026 1er septembre 2026
PME et micro-entreprises 1er septembre 2027 1er septembre 2026

L'obligation diffère selon le type d'entreprise. Les grandes structures et les ETI doivent émettre des factures électroniques dès 2026. Les PME et micro-entreprises disposent d’un an supplémentaire. En revanche, toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques à partir de 2026, quels que soient leur statut et leur taille. Ce décalage permet une adaptation progressive du secteur.

Opérations concernées par la facturation électronique

Les ventes et achats de biens ou services entre entreprises assujetties à la TVA en France doivent utiliser la facturation électronique. Les acomptes liés à ces transactions sont inclus. Les livraisons d'œuvres d'art, objets de collection ou biens d'occasion aux enchères publiques relèvent aussi de l'obligation. Les opérations avec les DOM (Guadeloupe, Martinique, La Réunion) sont concernées.

Les opérations soumises à la facturation électronique incluent:

  • Facturation électronique pour les transactions entre entreprises assujetties à la TVA
  • E-reporting pour les ventes à des non-assujettis (particuliers)
  • Opérations transfrontalières avec des entreprises étrangères
  • Transactions avec les départements d'Outre-Mer (DOM) concernés

Les échanges avec des entreprises étrangères nécessitent l'e-reporting mais pas l'e-invoicing obligatoire. Les opérateurs établis dans les COM (Guyane, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Barthélemy, Nouvelle-Calédonie, Polynésie française, Wallis-et-Futuna) ne sont pas concernés. La TVA n’étant pas applicable dans ces territoires, la facturation électronique ne s’impose pas.

Sanctions en cas de non-respect de l'obligation

Les entreprises non conformes encourent des amendes de 15€ par facture, plafonnées à 15 000€ annuels. Le non-respect de l'e-reporting entraîne des pénalités de 250€ par transmission manquante, limitées à 15 000€ par an. Les premières infractions constatées resteront sans suite pour accompagner la transition.

Les amendes s'appliquent à chaque facture non émise en format électronique. Le plafond annuel est fixé à 15 000€. Les manquements à l'e-reporting coûtent 250€ par transmission manquante, avec le même plafond annuel. L'administration fiscale prévoit une période de tolérance pour la première infraction constatée, facilitant l'adaptation des entreprises.

Plateformes et outils pour la facturation électronique

Plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)

Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) est un intermédiaire technique accrédité par l'administration fiscale. Elle permet l'émission, la réception et la transmission de factures électroniques conformes aux exigences réglementaires. Les entreprises utilisent ces plateformes privées pour répondre à facturation électronique obligatoire.

Les plateformes de dématérialisation partenaires doivent obtenir une immatriculation de trois ans renouvelable. Elles doivent démontrer des garanties techniques comme la sécurité des données, le chiffrement, et l'interopérabilité avec les systèmes d'information fiscaux. Elles assurent authenticité, intégrité et lisibilité des factures échangées entre entreprises assujetties à la TVA.

Portail public de facturation (PPF) et Chorus Pro

Le portail public de facturation (PPF) centralise les échanges de données entre plateformes partenaires et administration fiscale. Il sert d'annuaire des entreprises liées à leurs PDP et valide la conformité des factures transmises. Chorus Pro gère les factures vers l'administration publique avant la réforme de la facturation électronique obligatoire.

Le PPF conserve des fonctionnalités de Chorus Pro mais évolue vers un rôle technique central. Il permet l'envoi de factures électroniques aux services publics et la réception de données depuis les PDP. Les entreprises utilisent Chorus Pro pour les transactions avec le secteur public, tandis que le PPF coordonne l'écosystème de facturation électronique entre entreprises privées.

Fonctionnalités offertes par le portail public pour les entreprises de toutes tailles

Le portail public de facturation propose un annuaire des acteurs échangeant des factures électroniques. Il valide la conformité des documents transmis par les PDP et centralise les données pour l'administration fiscale. Les entreprises y trouvent un système de routage des factures et un outil de vérification des transmissions.

Le portail public s'adresse à toutes les entreprises quelle que soit leur taille. Il permet l'interopérabilité et l'authenticité des échanges. Les TPE comme les grands groupes y trouvent un système de référence pour leurs transactions électroniques, en complément des services proposés par leur PDP.

Modalités techniques de la facturation électronique

Formats de factures électroniques acceptés

Les formats autorisés incluent UBL, CII et Factur-X. Ces standards assurent la conformité fiscale et l'interopérabilité. Le PDF simple n'est pas valide sans transformation structurée. Les plateformes de dématérialisation partenaires gèrent cette conversion pour garantir la conformité à l'obligation facturation électronique obligatoire.

Format Caractéristiques techniques Conformité aux réglementations
Factur-X Format hybride PDF + XML intégré, 165+ champs structurés, lisible humain/machine Norme française et européenne, conforme aux exigences fiscales
UBL Format XML standardisé, documents normalisés (factures, bons de commande...), interopérabilité entre systèmes Format reconnu par l'ISO, conforme au cadre légal français
CII Norme ISO 20488, factures structurées pour les échanges transfrontaliers et intersectoriels Adopté par les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)
PDF simple Document non structuré, nécessite conversion vers un format valide Non conforme à l'obligation de facturation électronique

Les normes internationales garantissent l'interopérabilité. Le format UBL s'adapte aux échanges entre PME et partenaires européens. Le CII convient aux opérations transfrontalières complexes. Factur-X, conforme à la norme EN 16931, simplifie les échanges entre entreprises du même pays. Les plateformes de dématérialisation partenaires assurent la conversion vers ces standards pour la transmission aux destinataires.

Sécurisation et conservation des factures électroniques

Les factures doivent être sécurisées par un cachet électronique qualifié. Ce sceau numérique garantit l'authenticité de l'expéditeur et l'intégrité du document. Les plateformes de dématérialisation partenaires intègrent ces mécanismes de sécurité pour répondre aux exigences de l'administration fiscale.

La loi exige la conservation des factures électroniques pendant 6 ans à partir de leur émission. La sauvegarde se fait via un système d'archivage électronique (SAE) ou une gestion électronique des documents (GED). L'administration fiscale peut contrôler ces archives à tout moment pendant la période de conservation.

Mentions obligatoires sur les factures électroniques

Les factures électroniques doivent inclure le SIREN de l'entreprise, l'adresse de livraison distincte de celle du client, le type d'opération (biens/services) et l'option de paiement de la TVA sur les débits. Ces mentions facilitent le traitement automatisé et les contrôles fiscaux.

Les mentions obligatoires sur les factures électroniques incluent:

  • Inclusion du numéro SIREN de l'entreprise émettrice
  • Adresse de livraison des biens différente de celle du client
  • Indication du type d'opération (biens/services ou mixte)
  • Mention du paiement de la TVA selon les débits

Ces mentions standardisent le traitement automatisé. Le SIREN identifie l'émetteur sans ambiguïté. L'adresse de livraison améliore la traçabilité des flux. Le type d'opération guide le traitement comptable. L'option TVA sur les débits facilite les déclarations fiscales. Ce format structuré réduit les erreurs et accélère les opérations de facturation électronique obligatoire.

Transmission des données à l'administration fiscale

Les données transitent via les plateformes de dématérialisation partenaires ou le portail public de facturation. Ces intermédiaires extraient les éléments clés (SIREN, montants, TVA) pour les transmettre à l'administration fiscale. Ce processus s'intègre aux obligations d'e-reporting et d'e-invoicing selon le type d'opération.

L'e-reporting concerne les ventes à des non-assujettis à la TVA. Les plateformes de dématérialisation partenaires transmettent des données comme le SIREN de l'émetteur et du destinataire, le montant HT, la TVA, la date d'émission et de paiement. Ces éléments permettent à l'administration fiscale de contrôler les opérations éligibles à la déclaration de TVA.

La facturation électronique obligatoire marque une évolution incontournable pour les entreprises françaises. Dès 2026, trois axes guideront votre transition : respect du calendrier, choix d’une plateforme (PDP ou portail public), et conformité technique (formats normalisés, sécurisation). Anticipez les démarches pour fluidifier vos processus fiscaux et éviter les pénalités. Cette réforme, bien préparée, transforme un impératif légal en levier d’efficacité et de modernité.

FAQ

Quel logiciel de facturation choisir ?

Le choix d'un logiciel de facturation doit désormais prendre en compte la nécessité de passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) accréditée par l'administration fiscale. Vous pouvez opter pour un logiciel intégré proposant une connexion directe avec une PDP, ou connecter votre logiciel existant à une PDP.

Assurez-vous que le logiciel choisi est compatible avec une PDP et qu'il prend en compte les nouvelles mentions obligatoires sur les factures, comme le numéro SIREN et l'adresse de livraison. La sécurisation et la conservation des factures électroniques conformément aux exigences légales sont également des critères importants.

Quel est le coût de la mise en conformité ?

Le coût de la mise en conformité à la facturation électronique varie en fonction de la taille de l'entreprise et de la complexité du projet. Les principaux postes de dépenses incluent le coût de la solution de dématérialisation (plateforme PDP), les frais de formation du personnel, l'intégration avec les systèmes existants et la migration des données.

Bien qu'il soit difficile de donner un chiffre précis, il est important de noter que le coût d'un projet de facturation dématérialisée peut être amorti à long terme grâce aux économies réalisées en éliminant les coûts liés aux factures papier. La dématérialisation peut réduire les coûts de traitement des factures de 20% à 70%.

Comment gérer la transition vers la facturation électronique ?

Pour réussir la transition vers la facturation électronique, commencez par identifier les acteurs concernés et évaluez les modifications à apporter à votre processus de facturation. Il sera nécessaire de choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) et d'intégrer ces changements dans l'organisation de votre facturation et de votre comptabilité.

Familiarisez-vous avec les formats de factures standardisés (CII, UBL, Factur-X) et assurez-vous que vos factures comportent les mentions obligatoires. N'oubliez pas de sécuriser et de conserver les factures électroniques conformément aux exigences légales, et préparez-vous à transmettre certaines données de facturation à l'administration fiscale (e-reporting).

Comment refuser la facturation électronique ?

Il n'est pas possible de refuser la facturation électronique si votre entreprise est assujettie à la TVA en France et effectue des transactions avec d'autres entreprises assujetties à la TVA établies en France. La facturation électronique devient progressivement obligatoire selon un calendrier précis.

Toutefois, des exceptions existent pour les opérations exonérées de TVA, les entreprises non établies en France (BtoB international) et les opérations relevant du "secret défense". Les opérateurs établis dans les COM (Guyane, Mayotte, etc.) ne sont également pas concernés.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

La facturation électronique offre de nombreux avantages, tant pour les entreprises que pour l'État. Pour les entreprises, elle permet une réduction des retards de paiement, un gain de temps et une meilleure productivité grâce à la dématérialisation des processus.

Elle contribue également à limiter les erreurs de saisie, à alléger les tâches administratives et à réduire potentiellement les obligations déclaratives en matière de TVA. Pour l'État, la facturation électronique vise à lutter contre la fraude à la TVA, à moderniser la chaîne de facturation et à améliorer la connaissance en temps réel de l'économie des entreprises françaises.